Letošní rok je opravdu časově náročný. Na množství publikovaných příspěvků to lze vidět asi nejlépe. Díky tomu mě čím dál více zajímají metody, jak být maximálně produktivní a jak pracovat efektivně během dne. Téma, které je čím dál více aktuální.
Níže chci udělat krátký sumář, co používám za nástroje. Nechci však rozebírat jednotlivé metody detailně. Spíše se zaměřím na mou techniku.
Má technika?
Nelze říci, že mám svou techniku. Nevěřím, že zrovna já bych byl schopen něco takového vymyslet. Ale rád se učím novým věcem. Postupně se snažím přijít na kloub i tomu, jak řídit čas nejen soběm, ale i ostatním lidem.
Docela se mi zalíbila technika GTD (Getting Things Done), kterou můžete znát v naších krajích pod českým překladem Mít vše hotovo. Technika z hlavy Davida Allena mě lákala dlouho. Nakonec jsem se rozhodl se do ní více ponořit. Pokud chcete taky, tak na začátku mohu doporučit jeho knihu, která je dostupná i v češtině.
Autor sám na knize stále pracuje a snaží se jí vylepšovat, podle posledních poznatků. Avšak metoda bude asi stále stejná. Spočívá v používání určitého algoritmu řízení úkolů. Jeho sběru, třídění a hodnocení za účelem plnění těchto úkolů.
Předchozí vydání jsem nečetl, nemohu porovnat, ale autor sám přiznává, že z knihy odstranil odkazy na konkrétní nástroje, se kterými je možno pracovat. To má smysl, protože každý může pracovat s tím, s čím je zvyklý (ať už elektronické nástroje, nebo papírové) a může do všeho vnést nějaký řád.
Věřím, že popisovaná metoda lze řešit různými způsoby. Co člověk, to vlastní provedení? Podle mě tomu tak může být. A to činí tuto metodu maximálně flexibilní. Metoda vás naučit jako používat inboxy, jak je čistit a orientovat se v zanesených úkolech tak, aby jste nemuseli všechno nosit v hlavě, protože to je hlavní problém. Ale, aby jste vždy věděli, kam se podívat.
Nástroje pro práci
Aktuálně jsem zrušil papírový blok, kde jsem si dělal poznámky během dne, případně z externích a interních porad a jednání. Místo bloku používám iPad s Pencilem
Zatím velká spokojenost. Běžné zápisky píšu rukou. Buď konkrétně k produktům, poradám, nebo jiným událostem. I rychlé poznámky si takto zapíšu. Jakmile vyřídím, pak hned smažu. Jinak standardně pro práci využím i mobil a notebook, hodinky. Částečně tento příspěvek píšu právě i na tabletu.
To bylo k hardware. U software je to už pestřejší.
Apple Poznámky
Pro zmíněné poznámky mi zatím vyhovuje nativní aplikace Apple Poznámky. Poznámky lze uspořádat do složek podle tématu. Velkou výhodu vidím v tom, že mohu jednotlivé poznámky doplňovat na jednom místě. Jak? Například k jednomu produktu si zapisuji poznámky pořad za sebou do jednoho listu. V papírové bloku toto možné není, protože část poznámek jsem měl na jedné straně a další o mnoho stránek dále, jelikož mezi poznámkami se udala spousta času.
Dívám se však i na alternativní aplikace. Ale zatím nic lepšího jsem nenašel. Možná do budoucna GoodNotes?
Todoist vs. TickTick
Samozřejmě musím zmínit i aplikace Připomínky (Reminders), kterou máte v Apple produktech už nachystanou. Tato aplikace je nyní už hezky udělaná, ale stále mi tam chybí některé funkce, které by jí povýšili na profesinální nástroj. Mezi tyto funkce patří využívání štítků a chytrých seznamů (smart list).
Do nedávna jsem používal převážně Todoist. Vyhovoval mi a byl jsem s ním spokojen. Akorát se mi zdá, že tam často dochází k nějakým výpadkům. Při používání na více zařízeních pak mohlo způsobovat problémy se synchronizací. Mohu jej však doporučit.
Jak na GTD ve stručnosti a podle Todoist
Zaznamenejte každý úkol, který vás napadne, do schránky v Todoist. Úkoly rychle napište běžnými frázemi nebo je nadiktujte tak, jak vás napadnou, například „odeslat fakturu May 3“ nebo „zalít kytky každé 4 dny počínaje June 20 a konče Sept 30“ (podpora českých dat bude přidána brzy).
Ujasněte zaznamenané úkoly a ujistěte se, že se dají splnit v konkrétních krocích. Když ne, smažte je. Pokud úkol zabere méně než 2 minuty, udělejte ho hned (k takovým úkolům doporučujeme přidat štítek @2minuty).
Roztřiďte si úkoly ze schránky Todoist do jednotlivých projektů. Rozdělte komplexní úkoly do řešitelnějších dílčích úkolů. Přiřaďte data dokončení, štítky a priority, čímž dosáhnete ještě podrobnější organizace.
Reflektujte svůj pokrok pravidelnými revizemi stávajících, nadcházejících a dokončených úkolů a ujistěte se, že si stanovujete realistická data dokončení a priority. Podívejte se na svou Todoist karmu a vyhodnoťte svou denní, týdenní a měsíční produktivitu a podle potřeby si upravte pracovní zátěž. Zajistěte, že si na dokončení úkolů vyhrazujete dostatek času. Dostatek času si najděte také na odreagování.
Zapracujte na svých úkolech! Efektivně určujte jejich prioritu na základě dostupného času, vaší energii nebo urgenci či nízké prioritě úkolu.
https://todoist.com/cs/help/articles/getting-things-done-gtd-with-todoist
Teď jsem přešel na TickTick. Oba programy jsou si hodně podobné. Zdá se mi nyní, že TickTick má pro mě více přijatelnější uživatelské prostředí a funkce. Pokud takto přecházíte mezi programy, má TickTick jednu skvělou funkci. Tím je import úkolů z právě zmíněného Todoist a Apple Reminders. Nemusíte tedy přepisovat všechny úkoly ručně.
Hezký článek k metodě GTD
https://todoist.com/productivity-methods/getting-things-done
Notion
Notion je velice flexibilní nástroj. Je tak flexibilní, že stále nevím, jak jej pořádně využívat. Vypadá to, že bych jej mohl využívat pouze částečně pro rychlé plánování úkolů a termínů. K tomu jsem ho do teď používal, ale současně sloužil i jako poznámkový blok. K tomu snad nyní budu využívat pouze výše zmíněné programy, které ve spolupráci s tabletem dokážou tento program eliminovat. Cesta jde vždy ke zjdenodušení a z toho vyplývá, že jeho využívání začnu omezovat.
Ale i tento program mohu doporučit. Je to opravdu mocný nástroj, ale současně musíte mít svůj systém, který do něj promítnete. Jedná se o obdobu EverNote, OneNote a podobně. Ale Notion nabízí podle mě více. Můžete vytvářet dokumenty, tabulky, přehledy, poznámky, plány a vše si přizpůsobit pro svou práci. Dokonce lze vkládat widgety třetích stran (počasí, zprávy z burzy, odebírat RSS kanály, …). Vše kategorizovat, vytvářet odkazy (i zpětné) na jiné dokumenty. Osobně jsem v poslední době využíval k tomu, abych si plánoval práci. Pro rychlý zápis jsem využíval tabulkového přehledu, do kterého jsem zapsal potřebné údaje (termíny, osoby, projekty, …).
Pak jsem tento tabulkový přehled mohl jednoduše přepínat do jiných pohledů (hlavně timeline a kanban). V rámci těchto pohledů lze pak využívat filtry, které vše zjednoduší. Pokud jsem potřeboval vidět časovou linku projektu, přepnul jsme na timeline (nebo taky Ganttův diagram) pro daný projekt. Pokud jsem chtěl vidět kdo na čem v rámci projektu pracuje, přepnul jsem na kanban. Jendoduše si píšete databázi, pro kterou si vytváříte různé pohledy na ni. Navíc v nabídce je spousta připravených šablon a další šablony jsou vytvářeny samotnými uživateli.
Závěrem
Ve stručnosti by to asi bylo všechno. Během svého pracovního života jsem vyzkoušel mnoho nástojů a metod. Ty, které jsem popsal výše, patří mezi TOP nástroje, které mě opravdu oslovily a které nabídly mnoho potřebných funkcí.
